Alla costituzione di una società a Dubai e al successivo affitto di un ufficio o di una scrivania dedicata a nome del proprio business, vi è la possibilità di possedere un ulteriore servizio di segreteria aziendale, ovvero di risposta e gestione delle proprie chiamate in entrata.
Generalmente, una segreteria aziendale viene “affittata” presso organizzazioni di terzi che propongono e forniscono questo tipo di servizio. Quest’ultimo prevede, solitamente, l’individuazione di una segretaria, impiegata presso un normale call center, la quale sarà responsabile della gestione delle chiamate in entrata a nome della società; può trattarsi di un call center sito in qualsiasi luogo, al quale viene collegato il proprio recapito telefonico aziendale.
In questo modo, alla ricezione di chiamate da parte di clienti, fornitori o Enti con cui l’imprenditore ha dei rapporti, la segretaria di riferimento prende nota delle generalità del chiamante e di un eventuale messaggio, impegnandosi a trasmettere questi dati all’imprenditore, attraverso un sistema elettronico o un riepilogo inviato via e-mail.
Nel momento in cui un imprenditore decide di costituire la propria società a Dubai e ottiene la residenza negli Emirati Arabi Uniti, non è detto che questi vi passerà tutto il suo tempo. Vi è la possibilità, infatti, che suddetta persona abbia necessità di spostarsi spesso per lavoro, lasciando scoperto, inevitabilmente, il proprio ufficio di rappresentanza a Dubai.
Chiudere temporaneamente l’ufficio aziendale non avrebbe senso e porterebbe sicuramente alla perdita di numerose opportunità e clienti, né è, tantomeno, una cosa gradita dagli Istituti di Credito. Non avere un rappresentante dei propri interessi nel territorio, anche se per un breve periodo di tempo, può pregiudicare il buon nome dell’azienda, oltre che compromettere concretamente i rapporti con la banca e l’apertura e gestione propri conti societari; ecco che, un servizio di segreteria aziendale può tornare utile.
Negli Emirati Arabi Uniti possedere una linea telefonica a nome del soggetto o di una società, è un requisito minimo e fondamentale. Oltre che essere una comodità nella comunicazione con terze parti coinvolte nel rapporto professionale con suddetta Persona, è un modo chiaro e semplice per attestarne la conformità e la reale operatività: tutti gli Enti fornitori di servizi in territorio Emiratino, infatti, effettuano spesso dei controlli telefonici per assicurarsi che i propri clienti agiscano ai sensi di legge.
Da un punto di vista strettamente legato all’organizzazione aziendale, inoltre, un servizio di questo tipo può essere di supporto alla sua operatività senza pesare eccessivamente sui bilanci ed i costi annuali che la società deve sostenere. In questo caso, infatti, rispetto ad una segretaria fissa dedicata all’interno del progetto societario, di cui non si ha magari una reale necessità, una soluzione di questo tipo rappresenta un ottimo compromesso, pur assicurando, con dei costi nettamente inferiori, la qualità dei servizi ricevuti.
Oltre ad essere un chiaro segno di poca professionalità, non risultare in alcun modo reperibili può essere un problema e causare complicanze nei rapporti con gli Enti e gli Istituti di Credito con cui la società interessata è solita intrattenere dei rapporti. Proprio a garanzia di un sistema economico e fiscale ben strutturato e sicuro, tutti i maggiori Enti ed Istituti di Dubai, come anche realtà di riferimento più piccole, sono solite effettuare dei test telefonici incrociati al fine di monitorare le attività previste dai business registrati e la loro organizzazione. Perché questi controlli avvengano correttamente o per smentire eventuali accuse di attività illecite come il riciclaggio di denaro, è di cruciale importanza essere in possesso di una linea telefonica di riferimento e assicurarsi che questa sia costantemente attiva e organizzata alla ricezione di chiamate esterne.
Se una società non risulta prontamente strutturata e conforme ai requisiti richiesti dalla legislazione Emiratina, la sua longevità ed operatività non sono, purtroppo, garantite.
Se già in possesso di un ufficio o di una scrivania fisica all’interno degli spazi adibiti dalla Daniele Pescara Consultancy, i nostri uffici propongono l’ulteriore installazione di un servizio di segreteria aziendale collegato al proprio numero fisso. Questo servizio prevede la collaborazione di centraliniste collegate alle chiamate in ricezione, le quali provvederanno, successivamente alla ricezione delle telefonate e alla registrazione dei messaggi in esse contenuti, all’invio di un’e-mail dettagliata riassuntiva al proprietario della società, indicando l’identità del chiamante e la ragione della sua telefonata.
Il servizio di segreteria aziendale a Dubai fornisce supporto amministrativo e gestionale continuo per società costituite negli Emirati.
Include gestione della corrispondenza, ricezione chiamate, coordinamento con enti locali, promemoria per scadenze fiscali e supporto documentale.
Il servizio è indicato per imprenditori internazionali, liberi professionisti e aziende che desiderano operare a Dubai in modo strutturato e conforme, anche in assenza di una presenza fisica quotidiana nel Paese.
Non è obbligatorio per legge, ma è fortemente consigliato per garantire compliance fiscale, gestione puntuale delle licenze aziendali e reperibilità continuativa agli occhi delle autorità e delle banche emiratine.
Tra i principali servizi offerti:
– risposta alle chiamate aziendali;
– gestione della posta elettronica;
– archiviazione documentale;
– preparazione di report e comunicazioni ufficiali;
– filtro per le banche e gli enti locali.
Sì.
Uno dei principali vantaggi del servizio è proprio la gestione proattiva delle scadenze, inclusa la preparazione e il coordinamento per il rinnovo annuale della licenza commerciale.
Inoltre, il servizio di segreteria rafforza la credibilità all’azienda agli occhi delle banche e delle istituzioni.
Sì.
Il servizio di segreteria aziendale a Dubai è progettato per essere completamente operativo anche da remoto, ideale per imprenditori che desiderano gestire la propria attività negli Emirati senza trasferirsi fisicamente.
Il costo varia in base al grado di assistenza richiesto.
Daniele Pescara Consultancy propone pacchetti su misura, adattabili alle specifiche esigenze dell’azienda e del settore di riferimento.
Perché garantisce un approccio integrato e professionale, con personale esperto, interfaccia in lingua italiana, e piena sinergia con tutti i servizi societari, bancari e operativi necessari per gestire con successo un’azienda negli Emirati Arabi Uniti.
