CUSTODIA DEI DOCUMENTI A DUBAI

La costituzione ed il mantenimento di una società a Dubai interamente operativa comportano l’accumulo di un notevole volume di documenti cartacei  e pratiche non attive nel tempo. Per di più, con l’esponenziale crescita nelle richieste di specifiche licenze ed autorizzazioni negli ultimi anni, il livello di attività e documentazione sotto custodia è aumentato in modo significativo. Il rischio in cui si può incorrere è proprio quello di trovarsi sempre più in difficoltà nella conservazione di questi documenti e nel loro reperimento ai fini di consultazione.

 A lungo andare, questo può rendere inefficienti ed opprimenti l’occupazione dello spazio nelle apposite unità all’interno dei locali della società interessata e la loro gestione. La soluzione a queste difficoltà è affidarsi a servizi di deposito e custodia degli archivi aziendali. Questo ne permette ugualmente la consultazione, agevolandone, però, le risorse organizzative.

Servizio di custodia dei documenti a Dubai: cosa prevede?

Il servizio di custodia dei documenti, altrimenti denominato outsourcing documentale, permette ad una società a Dubai di risolvere le difficoltà legate alla gestione a lungo termine dei propri archivi societari cartacei. Queste soluzioni permettono alla società interessata di beneficiare dei servizi di archiviazione garantiti da una struttura dedicata.

Il contratto stipulato tra il cliente ed il collettivo in gestione di suddetto archivio, detta lo svolgimento di precise attività: queste possono prevedere la sola catalogazione ed archiviazione delle pratiche, oppure estendersi ad attività propriamente gestionali, quali prelievo e consegna o selezione e scarto degli incartamenti conservati.

Outsourcing documentale a Dubai: quali sono i vantaggi

Confidare in un servizio di outsourcing documentale a Dubai, può non essere un’esigenza avvertita da tutte le realtà organizzative, specialmente se questa non ricopre un ufficio centrale all’interno del business interessato.

Gli effetti positivi ed i vantaggi, tuttavia, sono numerosi oltre che di notevole sostegno allo sviluppo strategico della realtà societaria:

• l’immediata riappropriazione dei locali in precedenza adibiti a questo scopo;
• la facoltà di liberare il personale societario dall’onere di adattamento alla finalità. Un servizio di outsourcing documentale, infatti, deve essere professionalmente organizzato, confidando in locali propriamente adibiti e personale competente;
• un’agevole consultazione. Affidandosi ad un apposito servizio, infatti, è possibile consultare facilmente gli incartamenti necessari, grazie al dettagliato tracciamento ed archiviazione;
• l’ideale soluzione per la gestione temporanea o a lungo termine degli archivi societari, tenendo a mente lo stretto rapporto tra budget e profitto;
• la sicurezza del contratto, trattandosi di un rapporto a norma di legge.

Custodia documenti a Dubai: tipologie di archiviazione

Una società a Dubai si interfaccia quotidianamente con Istituti di Credito, o di altra natura, trattando una notevole quantità di adempimenti e pratiche burocratiche. La catalogazione della documentazione negli archivi, è appositamente organizzata e suddivisa in base alla tipologia e funzione degli incartamenti interessati.

Gli Archivi Correnti contengono, per esempio, la documentazione di supporto alle pratiche attive ed in vigore del cliente interessato e della sua società a Dubai. In questo caso, è necessario costituire una catalogazione strutturata ed efficiente per una pronta consultazione. Il corretto ordinamento di questo tipo di archivio è fondamentale, perché, a tempo debito, costituirà l’Archivio di Deposito. Quest’ultimo è formato dal materiale non più necessario per le attività correnti, ma ancora significativo a fini giuridici ed operativi.

L’Archivio Storico include, infine, la cosiddetta “documentazione storica”, ovvero tutti i  documenti che non hanno più rilevanza giuridica, ma vengono ugualmente conservati come record storici delle pratiche societarie.

Per una società a Dubai è essenziale rimanere in possesso dei propri archivi societari per tutto il tempo necessario ed obbligatorio, nel caso in cui vi sia l’esigenza di consultarli o esaminarli. Può accadere, infatti, che ufficiali esterni o funzionari delle banche richiedano la visione di determinati documenti o certificati che attestino la conformità delle attività condotte da suddetta società.

 

Sicurezza e riservatezza a Dubai: chi ha accesso agli archivi?

I locali ed i documenti archiviati di una società a Dubai, possono essere unicamente raggiunti da personale propriamente identificato e autorizzato, costituito da operatori fidati.

Trattando dati sensibili e/o confidenziali della società interessata, è indubbia l’importanza di selezionare con cautela la struttura a cui affidarsi, assicurandosi si tratti di realtà altamente professionali e dalla lunga esperienza nel campo.

Queste strutture sono, inoltre, consapevolmente allestite e monitorate da sistemi di sorveglianza, impegnate con estrema cautela e riservatezza nel trattamento dei documenti custoditi.

Come per tutte le investiture di terzi all’interno dell’organizzazione societaria, anche questo rapporto è gestito e, quindi, regolato da un contratto a norma.

Il servizio di custodia dei documenti cartacei offerto dalla Daniele Pescara Consultancy, permette alle società clienti di risolvere il problema della gestione a lungo termine dei propri archivi cartacei, sfruttando gli elevati standard di sicurezza garantiti da una struttura dedicata.