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La custodia dei documenti è la conservazione dell’archivio di una società. Dentro ci sono contratti, fatture, licenze e libri sociali. La legge fissa per quanti anni tenerli e, in alcuni casi, dove.
Dove si tengono dipende da dove è registrata la società. Nel mainland, cioè fuori dalle Free Zone, il luogo è fissato dal Federal Decree-Law n. 32 del 2021. In DMCC, una delle Free Zone di Dubai, gli amministratori possono scegliere anche un altro luogo.
La norma federale indica dove tenere i registri contabili e un periodo minimo di conservazione.
La contabilità sta nella sede o dove decidono gli amministratori. Si tiene per un minimo di 5 anni; quella sugli immobili per 15.
Per la Corporate Tax, l'imposta federale sugli utili delle società, le carte si tengono 7 anni dopo la chiusura del periodo d'imposta
La Federal Tax Authority, l'autorità fiscale federale degli Emirati: i documenti vanno tenuti in modo che possa controllare le imposte della società.
Se l'FTA apre un controllo, i documenti si tengono 4 anni in più. Con una lite in corso con l'autorità si aggiungono 4 anni, o il tempo necessario alla sua chiusura, se è più lungo.
Fuori dalle Free Zone la legge ammette una copia elettronica di documenti e libri. Le regole le fissa una decisione del Ministro. Prima di buttare un originale di carta, conviene controllare.
I documenti sugli immobili hanno tempi più lunghi. La normativa fiscale federale chiede 7 anni. In DMCC la contabilità sugli immobili resta in archivio 15 anni.
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