Il Certificate of Good Standing è un documento che corrisponde ad un certificato di buona reputazione, non sempre rilasciato dalle Free Zone in fase di costituzione di una società a Dubai. Tuttavia, questo incartamento ricopre un ruolo significativo, in quanto dimostra soddisfatti tutti i requisiti necessari, legittimando, così, la società interessata e le sue operazioni, nonché la sua buona reputazione. Questo incartamento non viene, chiaramente, rilasciato in fase di costituzione societaria, ma a seguito della chiusura del primo, o addirittura secondo, bilancio annuale.
La principale finalità di un Certificate of Good Standing, è quella di verificare che la società interessata a Dubai sia inquadrata e registrata per condurre i propri affari entro lo Stato in cui è sita, o in un Paese estero in cui intende commerciare.
Generalmente, un Certificate of Good Standing non indica altro che la “buona condotta” di un’entità: esso ne certifica la corretta registrazione presso l’Ente governativo o l’Authority presso cui è stata incorporata, l’aggiornamento ed il saldo di tutte le tasse previste, nonché dei documenti legali richiesti, autorizzandone, infine, le attività commerciali nel territorio.
Un Certificate of Good Standing, non ha lo stesso valore di una licenza commerciale o professionale, senza la quale non è possibile operare con la propria società a Dubai: in sua assenza, infatti, è ugualmente possibile condurre i propri affari. Nonostante tutte le attività siano tenute ad una registrazione conforme, non tutti i tipi di entità commerciali necessitano di una certificazione di questo tipo.
Generalmente, una società può averne bisogno solo nel caso in cui le venga specificatamente richiesto. Questo può accadere all’apertura di un conto bancario societario, all’impostazione delle carte di credito o di debito o richiesta di credito a nome dell’azienda, oppure alla richiesta di registrare e/o trasferire il proprio business in un altro Paese. Per registrare un’entità offshore, infatti, è comune la richiesta di un Certificate of Good Standing al Paese di provenienza. In questo modo, il Paese o il governo a cui viene avanzata la richiesta può assicurarsi che non vi siano eventuali questioni o indagini irrisolte che vedono coinvolta la società interessata, risalenti fino ai 5 anni precedenti. La registrazione per effettuare transazioni commerciali in un Paese diverso da quello di formazione, viene definita “qualifica straniera”.
Un Certificate of Good Standing a Dubai, se necessario, può essere richiesto e quindi rilasciato da un Segretario di Stato o dall’Ente o Authority presso il quale il business è stato registrato, solo dopo 1 anno di attività correttamente organizzata e dichiarata.
Affinché questo documento venga rilasciato, è richiesta la presentazione della contabilità relativa ai 12 mesi precedenti, assieme alla Business Trade Licence, il VAT Registration Number, i libri contabili ed i certificati finanziari di fine anno.
A seguito della costituzione di una società a Dubai, è importante che quest’ultima mantenga il proprio stato di good standing all’interno dei registri.
Questo comportamento gioca a favore della società, in quanto aiuta a:
Successivamente al primo anno di attività, il Certificate of Good Standing serve a certificare che il soggetto interessato o la sua società a Dubai non siano in alcun modo riconducibili ad attività sospette e/o etichettate come tax delinquent nel Paese di provenienza. Ciò significa che provvedono al regolare pagamento per le proprie attività e non hanno alcuna segnalazione pendente a carico.
Mantenere una buona reputazione, inoltre, è utile per evitare ritardi causati da aggiornamenti legati allo stato societario, nel mezzo di un accordo o di un finanziamento bancario.
L’acquisizione di una buona reputazione a Dubai, ne può comportare l’altrettanto semplice perdita. Qualsiasi incapacità nel mantenerla, infatti, è un segnale di conformità negativo, che richiede immediata attenzione.
I motivi più comuni per cui un’entità o una società a Dubai può perdere il proprio status di buona reputazione includono:
Se l’azienda non rispecchia i requisiti necessari, il risultato è, generalmente, un cambiamento di stato avverso con gli Enti Governativi. Questi possono imporre multe o sanzioni, facendo scivolare la reputazione aziendale.
La conformità fallimentare potrebbe anche comportare lo scioglimento amministrativo e la perdita di protezione e responsabilità limitata per le parti coinvolte. Pertanto, è indubbia l’importanza di un monitoraggio periodico dello stato societario.
Un Certificate of Good Standing non ha una scadenza facciale, non prevede, di conseguenza, un tacito rinnovo. Tuttavia, quando viene richiesto, l’incartamento non deve essere più vecchio di 3 mesi. Le banche o gli Enti che, generalmente, possono richiedere di visionare questo documento, necessitano di una fotografia sempre recente ed aggiornata della situazione societaria. In seguito alle normative post-pandemiche, inoltre, è stato istituito un registro elettronico che facilita il reperimento di questo documento.
Per i Clienti che necessitano di questo certificato, gli uffici della Daniele Pescara Consultancy, se possibile, lo possono produrre.
Il Certificate of Good Standing ha lo scopo di attestare che una società è pienamente conforme alle normative locali e internazionali, risultando regolarmente registrata presso l’ente o l’autorità di riferimento.
Questo documento dimostra che l’impresa è in regola con il pagamento delle imposte, la presentazione dei documenti obbligatori e l’aggiornamento delle proprie informazioni societarie.
È uno strumento utile per legittimare le operazioni aziendali, sia a Dubai che in altri Paesi con cui la società intende interagire.
Non tutte le società registrate a Dubai necessitano di questo certificato, che viene solitamente richiesto solo in situazioni operative o strategiche specifiche.
Può essere fondamentale, ad esempio, per aprire un conto bancario aziendale, ottenere linee di credito, registrare l’attività in un altro Paese o ricevere autorizzazioni per operare all’estero.
In questi casi, il certificato serve a dimostrare l’assenza di contenziosi pendenti e il rispetto degli obblighi contabili negli ultimi dodici mesi.
Mantenere una buona reputazione legale e amministrativa è essenziale per salvaguardare la responsabilità limitata, facilitare le operazioni bancarie e consolidare rapporti con partner esteri.
Il mantenimento di questo status agevola l’ottenimento rapido del certificato, riduce il rischio di sanzioni da parte delle autorità competenti e consente alla società di espandersi in modo sicuro.
Inoltre, rappresenta una garanzia per terzi che l’azienda non è coinvolta in pratiche fiscali scorrette o irregolarità operative.
La perdita del good standing comporta conseguenze amministrative e operative rilevanti, che possono ostacolare la crescita dell’azienda e comprometterne la credibilità.
Tra le cause più frequenti vi sono la mancata presentazione delle relazioni annuali, l’assenza di un agente o ufficio registrato adeguato e il mancato pagamento delle imposte.
In questi casi, la società può essere soggetta a sanzioni, decadere dai registri ufficiali o persino essere sciolta per via amministrativa, perdendo così i vantaggi legali associati.
Il certificato non viene rilasciato al momento della costituzione della società, ma può essere richiesto solo dopo almeno un anno di attività correttamente gestita e documentata. L’impresa deve presentare la contabilità relativa agli ultimi dodici mesi, la licenza commerciale in corso di validità, il numero di registrazione IVA e i bilanci di fine anno. L’autorità competente o la Free Zone di riferimento, dopo aver verificato la documentazione, può rilasciare il documento ufficiale che certifica la regolare condizione dell’impresa.
Sì, il certificato non sostituisce la licenza commerciale né quella professionale, che restano i documenti obbligatori per operare legalmente a Dubai.
Tuttavia, la sua assenza può rappresentare un limite in operazioni più articolate, come transazioni internazionali o relazioni con istituti bancari esteri.
In questi casi, viene richiesto come prova di regolarità aziendale da parte di enti pubblici o privati, specialmente quando si intende aprire una sede secondaria o ottenere finanziamenti.
Il Certificate of Good Standing non ha una scadenza formale, ma nella pratica viene accettato solo se emesso nei tre mesi precedenti alla sua presentazione.
Questo perché il documento deve fornire un quadro aggiornato e affidabile della situazione societaria, soprattutto nei contesti in cui è richiesta una verifica ufficiale.
A seguito delle normative introdotte dopo la pandemia, è stato creato un registro elettronico che consente di reperire una versione sempre aggiornata del certificato.
Il documento può essere rilasciato esclusivamente da enti ufficiali, come la Free Zone presso cui è registrata la società, o, nei Paesi che lo prevedono, da un Segretario di Stato.
Per ottenerlo, l’impresa deve dimostrare la propria conformità contabile, fiscale e legale attraverso la documentazione richiesta.
Gli uffici della Daniele Pescara Consultancy sono abilitati ad assistere i clienti in tutto il processo e, se necessario, a gestire direttamente l’emissione del certificato.
