Il Certificate of Incumbency, altrimenti definito “certificato di incarico”, è un documento aziendale che elenca i nominativi degli attuali amministratori, funzionari e, occasionalmente, degli azionisti di riferimento/reali. A Dubai questo documento non è obbligatorio, per cui non viene rilasciato dalla maggior parte delle Free Zone. Viene, tuttavia, sempre più richiesto come garanzia dagli Istituti di Credito.
Il fine di un Certificate of Incumbency è quello di specificare per iscritto l’identità dell’organico amministrativo e quale posizione venga ricoperta da ciascun socio. Certifica, inoltre, l’identità di chi è autorizzato a firmare documentazioni ufficiali per conto della società, rendendole, così, legalmente ammissibili.
La funzione principale di questo documento è di confermare l’identità dei funzionari firmatari di una società e dimostrare che le specifiche persone siano autorizzate a stipulare transazioni legalmente vincolanti per conto della società interessata o di una società a responsabilità limitata (LLC). Alla luce di quanto esposto, nello scenario in cui un individuo non autorizzato firmasse o stipulasse un accordo con un’altra società, ciò lo renderebbe nullo: indipendentemente dagli accordi presi con suddetta entità, quindi, quanto presentato all’interno del contratto non è legalmente applicabile.
Un Certificate of Incumbency è solitamente onnicomprensivo di tutte le informazioni riguardanti l’identità dei soci membri, quali:
Più nello specifico, questo documento conferma le seguenti informazioni:
Spesso, il certificato include anche la firma del segretario e di ciascun funzionario, al fine di fornire un campione per la verifica, se necessaria.
La minuziosità che caratterizza questo documento, sostiene la protezione delle parti da eventuali firme contraffatte non autorizzate finalizzate alla conclusione di affari illegali per conto dell’azienda. Garantire l’inclusione di ogni socio membro è, quindi, di vitale importanza per le operazioni commerciali societarie, al fine di evitare eventuali interruzioni e/o blocchi legali che potrebbero impedire la stipulazione di accordi commerciali essenziali all’azienda.
Molto simile al documento redatto circa l’Ultimate Beneficial Owner di una società a Dubai e al Certificate of Good Standing, il Certificate of Incumbency afferma quali siano i reali proprietari di una società. L’UBO ha, tuttavia, valenza contrattuale mentre il Certificate of Incumbency è un documento fondamentale per una società a Dubai, inserito nella carta intestata e richiesto, nella stragrande maggioranza dei casi, dagli Istituti di Credito.
Non trattandosi di un incartamento obbligatorio, generalmente, non viene rilasciato di default dalla Free Zone di riferimento alla costituzione della società. Tuttavia, qualora se ne avesse il bisogno, è possibile richiederlo ad un’Authority di riferimento o ad un Ente Governativo, che forniranno, così, un ulteriore prova di autenticità della società interessata.
Come nel caso di altre certificazioni identificative, questo documento non viene automaticamente rilasciato dalla Free Zone presso la quale è registrata la società, ma, all’occorrenza, può essere richiesto.
Questo incartamento può essere richiesto all’apertura dei conti aziendali o alla stipulazione di un prestito. Poiché una società invia, spesso, un rappresentante agli appuntamenti nelle Istituzioni, i banchieri potrebbero richiedere il Certificate of Incumbency per assicurarsi che le informazioni fornite corrispondano e che il presunto amministratore abbia l’effettiva autorità per avanzare la richiesta. D’altra parte le entità, sono tenute ad intrattenere rapporti esclusivamente con rappresentanti autorizzati delle società, rischiando, altrimenti, di incorrere in seri problemi legali.
Similmente, viene richiesto da Istituti finanziari, avvocati o chiunque necessiti di confermare la posizione dichiarata di un amministratore o membro all’interno della società. Se un avvocato si trova a stilare un contratto che dettaglia le transazioni tra diverse società, il Certificate of Incumbency gli consente di appurare quale persona possa legalmente vincolare le società per questi contratti.
Un terzo possibile scenario, è quello di affari e transazioni con entità site in altri Paesi. Anche in questo caso il certificato viene prontamente autenticato ed allegato alle transazioni. In questo modo, le parti possono verificare le reciproche identità e che la procedura sia legalmente vincolante.
Se il Certificato necessita di essere corretto o aggiornato, vi sono diversi processi che permettono di apportarvi le dovute modifiche. Il motivo più comune per cui un Certificato viene, solitamente, modificato, è a causa di variazioni e sostituzioni all’interno del personale amministrativo. Per quanto riguarda invece la durata e scadenza dell’incartamento, vige quanto riportato per il Certificate of Good Standing: al momento della visione, questo deve essere correttamente aggiornato e non deve risalire a più di 3 mesi prima.
Per i clienti che necessitano di questo documento, gli uffici della Daniele Pescara Consultancy, possono, se possibile, provvedere al suo rilascio.
Il Certificate of Incumbency è un documento che identifica ufficialmente gli amministratori, i funzionari e, talvolta, gli azionisti di riferimento di una società, specificando per ciascuno il ruolo ricoperto.
Serve a certificare chi è autorizzato a firmare atti e documenti legalmente vincolanti per conto della società, rendendo così valida ogni operazione sottoscritta.
La sua funzione principale è quella di garantire che solo persone autorizzate possano impegnare legalmente l’azienda, tutelando le parti coinvolte da possibili abusi o falsificazioni.
Il documento riporta in modo dettagliato i dati identificativi dell’azienda, come il nome completo, il numero di registrazione, la tipologia societaria, la data di costituzione e l’indirizzo legale.
Contiene inoltre informazioni precise sugli amministratori, gli azionisti e gli ufficiali, inclusi i loro nomi completi, indirizzi, date di nomina e quote azionarie detenute.
Spesso vengono inserite anche le firme dei funzionari per consentire un’eventuale verifica, rendendo il certificato uno strumento fondamentale per la trasparenza e la conformità aziendale.
No, a Dubai questo certificato non è obbligatorio per legge, motivo per cui non viene emesso automaticamente dalle Free Zone al momento della costituzione della società.
Tuttavia, è sempre più richiesto da banche, enti finanziari o partner commerciali come garanzia di legittimità operativa.
In questi casi, può essere richiesto su specifica domanda da parte dell’interessato e rilasciato da un’autorità competente o da un ente governativo riconosciuto.
Questo certificato può essere richiesto in occasione dell’apertura di conti bancari aziendali, della richiesta di un prestito o della firma di contratti internazionali.
Gli istituti di credito, prima di concedere accesso a servizi finanziari, vogliono verificare che la persona che si presenta come amministratore o delegato abbia effettivamente l’autorità per agire per conto della società.
Inoltre, è spesso necessario in operazioni con soggetti esteri o per confermare l’identità di firmatari in contesti legali o notarili.
Il Certificate of Incumbency rappresenta una prova di autenticità e trasparenza della struttura organizzativa della società, fornendo una fotografia precisa della composizione dell’organo amministrativo.
Questo livello di dettaglio rafforza la fiducia tra le parti coinvolte nelle transazioni e riduce il rischio di controversie legali.
Anche se non previsto per legge, è richiesto in molte operazioni strategiche ed è considerato essenziale da istituzioni finanziarie, legali e partner commerciali.
Il certificato non ha una scadenza formale, ma nel momento in cui viene presentato a banche o enti esterni, deve essere aggiornato e non risalire a più di tre mesi prima.
La necessità di disporre di un documento recente nasce dal fatto che eventuali variazioni nella composizione societaria devono essere sempre riflettute con precisione.
Un documento obsoleto potrebbe infatti invalidare accordi o bloccare operazioni, motivo per cui è consigliabile mantenerlo costantemente aggiornato.
In caso di modifiche nella struttura societaria, come la sostituzione di amministratori, l’ingresso di nuovi azionisti o cambi di sede, è necessario aggiornare il Certificate of Incumbency.
Le autorità preposte, o un consulente abilitato, possono rilasciare una versione aggiornata del documento con le nuove informazioni ufficiali.
Questo processo è essenziale per mantenere la validità legale del certificato e garantire la trasparenza della rappresentanza aziendale verso terzi.
Il certificato può essere emesso da enti governativi o da autorità competenti presso le Free Zone, a seguito della richiesta formale da parte della società interessata.
È redatto su carta intestata della società e può includere timbri ufficiali o notarili, a seconda della destinazione d’uso.
Gli uffici della Daniele Pescara Consultancy sono abilitati a fornire assistenza per ottenere il documento, verificando la correttezza delle informazioni e facilitando il processo di rilascio in tempi rapidi.
