Uno dei tanti costi occulti che vengono spesso omessi dalle società che si occupano di Company Setup a Dubai riguarda la necessità, nella maggior parte dei casi, di provvedere alla locazione di uno spazio che funga da ufficio fisico della società. Un ufficio di rappresentanza può essere utile non solo sotto aspetti puramente organizzativi del business in oggetto, ma è spesso un requisito necessario per accedere a determinati benefici o per l’apertura di conti societari.
Costituire la propria società in una Free Zone apporta, generalmente, numerosi benefici organizzativi, oltre che strutturali e finanziari. Il più delle volte, infatti, la stessa Free Zone offre delle soluzioni all’interno dei propri spazi, che il cliente può affittare e adibire ad ufficio o allo spazio aziendale di cui necessità.
Tuttavia, tali società possono avvertire il bisogno di far uso di un vero e proprio ufficio per i seguenti motivi:
L’ambiente di un ufficio può avere un grande impatto sull’andamento ed il successo del business, apportandovi grandi cambiamenti e benefici circa l’organizzazione aziendale e la sua operatività.
Risulta evidente che, nel momento in cui una società intende operare realmente, nella stragrande maggioranza dei casi, necessiti di un ufficio fisico e di uno spazio dedicato dove poter espletare le proprie attività ed i propri affari. Un ufficio con un indirizzo di rappresentanza è importante, infatti, per la corrispondenza con gli Istituti di Credito ed i propri clienti.
Quando, invece, la società tratta beni intangibili, quali servizi online o di consulenza, questo bisogno può mostrarsi meno scontato. In questo caso, infatti, i dipendenti potrebbero comodamente operare dalla propria abitazione o da una scrivania condivisa, senza doversi recare in un ufficio. Nonostante per alcuni business uno spazio di lavoro non possa sembrare una necessità, lo diventa nel momento in cui la società desidera aprire un conto corrente bancario e nella volontà di costruire e mantenere un certo tipo di immagine.
Il contratto di affitto di un locale a nome della società è un requisito necessario e fondamentale nei rapporti con gli Istituti di Credito, a comprovare l’effettiva esistenza fisica e la legittimità della società in oggetto: la banca stessa richiede, infatti, una copia del contratto di affitto, tra gli incartamenti obbligatori per la richiesta di apertura del conto corrente societario.
É importante tenere a mente diversi fattori, nella scelta del giusto spazio per il proprio ufficio, in quanto si tratta dell’indirizzo di rappresentanza della società: questo spazio deve rispecchiare, infatti, l’identità e la professionalità della società proprietaria. Esso diviene una chiara immagine rappresentativa per il cliente, il quale sarà profondamente influenzato dallo spazio circostante nella relazione con suddetta società. Pertanto, si rende necessario considerare con attenzione l’insieme di servizi che questo spazio può offrire: esso deve, infatti, poter soddisfare tutte le esigenze che il business costituito richiede, nel momento presente e per la sua crescita futura.
Un aspetto degno di riguardo è la convenienza, in termini di budget e location dell’ufficio. Una serie di fattori incidono, infatti, sul prezzo del locale: la disponibilità di uffici affittabili sul mercato, la tipologia ed il layout, oltre che la loro posizione nel territorio. Quest’ultimo punto risulta particolarmente rilevante quando si ha a che fare quotidianamente con fornitori e clienti, oltre che nei rapporti con gli Istituti di Credito: deve essere, infatti, uno spazio opportuno e facilmente raggiungibile.
Il tipo di trade licence posseduta dalla società è un ulteriore requisito fondamentale da considerare in questo processo e che può incidere, in maniera più o meno significativa, sul prezzo dello spazio affittato. Se il programma societario prevede attività di commercio internazionale, come, per esempio, di import-export, è chiaro che un ufficio non basta a soddisfarne le necessità e sarà necessario provvedere all’affitto di un magazzino di dimensioni maggiori.
Il contratto Ejari è uno strumento avviato dalla RERA, la Real Estate Regulatory Agency di Dubai, a salvaguardia e controllo degli affitti delle proprietà immobiliari nell’Emirato. Questa procedura registra il contratto di affitto tra il locatore ed il locatario, rendendolo legittimo ai sensi di legge. Oltre alla sola registrazione, Ejari offre servizi di cancellazione, trasferimento e risoluzione del contratto d’affitto.
Si noti che, la registrazione Ejari è stata resa obbligatoria dal Dubai Land Department, per una totale trasparenza nel mercato affittuario. Una corretta registrazione certifica ed avvalora l’identità della Persona, sia essa fisica o giuridica, e permette il rilascio di molti altri servizi nel territorio, come:
Ejari regola un contratto dalla decorrenza annuale, la cui quota deve essere versata anticipatamente. La registrazione prevede un costo pari a 2.000 AED e richiede la presenza fisica dell’intestatario, munito di Emirates ID in corso di validità. Questo è un requisito necessario, in quanto la procedura viene attivata attraverso la tecnologia fingerprint.
Gli uffici della Daniele Pescara Consultancy dispongono di spazi di proprietà, già adibiti ad uffici e ai quali è possibile collegare il contratto d’affitto Ejari, oltre che una linea telefonica fissa dedicata. Riservandogli, così, uno spazio dedicato, gli uffici della Daniele Pescara Consultancy assistono il cliente in tutti gli accertamenti burocratici e societari, rendendo la società cliente perfettamente solvibile e credibile.
Affittare un ufficio fisico a Dubai consente di avere una sede legale e operativa conforme alla normativa locale, richiesta per l’ottenimento o il rinnovo della licenza aziendale.
Inoltre, rafforza l’immagine professionale dell’impresa agli occhi di clienti e istituti bancari.
Sì, nella maggior parte dei casi è necessario disporre di un ufficio fisico registrato, soprattutto per le società in Mainland o per determinate Free Zone.
Questo requisito è fondamentale per la validità della licenza commerciale e per aprire un conto corrente aziendale a Dubai.
Un ufficio fisico garantisce la presenza di spazi reali, postazioni di lavoro, sale riunioni e può essere ispezionato dalle autorità locali.
Un ufficio virtuale offre, invece, un indirizzo registrato e servizi base di domiciliazione, ma non sempre è sufficiente per ottenere tutte le licenze.
I costi variano a seconda della zona (Free Zone o Mainland), della metratura e dei servizi inclusi.
L’affitto può partire da €5.000 all’anno per spazi condivisi o salire per uffici privati in business tower di fascia alta.
Sì.
È possibile affittare un ufficio anche senza risiedere a Dubai, delegando la gestione a un business consultant che curi gli aspetti contrattuali, burocratici e amministrativi in loco.
È possibile affittare spazi sia in Free Zone (come DMCC, Dubai South, DAFZA) che in Mainland (come Business Bay, Sheikh Zayed Road, Al Quoz).
La scelta dipende dal tipo di licenza e dal target commerciale dell’impresa.
Gli spazi fisici offerti da Daniele Pescara Consultancy includono spesso:
– indirizzo legale valido;
– postazione di lavoro;
– servizio di reception;
– connessione internet;
– accesso a sale meeting;
– assistenza per adempimenti legali.
Perché offre soluzioni personalizzate e chiavi in mano, con sedi in location strategiche, uffici conformi agli standard richiesti dalle autorità emiratine e supporto completo in ambito legale, amministrativo e bancario, per garantire un’operatività aziendale pienamente regolare.
