SEDE LEGALE A DUBAI

Con l’espressione “sede legale” si intende il centro affaristico di una società a Dubai. Essa si identifica come l’indirizzo i cui locali vengono dedicati all’espletamento di tutte le funzioni burocratiche e strategiche e dove vengono conservati tutti i documenti relativi al business interessato, a partire dalle fatture ed i bilanci annuali, se e quando necessari, fino ai documenti inerenti ai rapporti con Enti ed Istituzioni locali ed internazionali. Si noti bene, tuttavia, che la sede legale non va confusa con la sede operativa, ove si svolgono, invece, le operazioni imprenditoriali dell’attività interessata.

Sede legale di una società a Dubai: perché è importante

Per una società a Dubai, la sede legale non solo è importante, ma obbligatoria: ogni attività è tenuta, per legge, ad essere correttamente registrata e dichiarata.

Altrimenti chiamata “registered office”, la sede legale costituisce una comodità per la gestione burocratica di una società; specie se dislocata in più succursali, gestire l’amministrazione in un’unica unità risulta più semplice e conveniente, riducendo, così, il rischio di danneggiare o perdere importanti pratiche e incartamenti. Non è raro, infatti, che grandi società e multinazionali indichino una sede legale diversa da quella operativa: in tal caso, questa ospita le riunioni del consiglio di amministrazione e ne rappresenta il domicilio, anche se gran parte delle attività si svolgono altrove.

Il possesso di una sede legale accresce il valore e la credibilità dell’identità della società e del suo operato a Dubai. Un registered office rende semplice per la potenziale clientela e gli Istituti di Credito, inoltre, identificarla come legittima, attraendo, così, opportunità commerciali e di finanziamento: perché un prestito aziendale sia qualificato, infatti, è necessario disporre di una sede legale rettamente registrata.

Negli Emirati Arabi Uniti, e a Dubai in particolar modo, è determinante per una società il possesso di una sede legale, nonostante spesso venga proposta una soluzione alternativa, come un ufficio virtuale e/o la sede di una Free Zone di riferimento. Per quanto possa sembrare conveniente, quest’opzione è del tutto sconsigliata, sia per le difficoltà in fase di apertura del conto bancario societario, che per la credibilità ed autorevolezza della stessa società.

Responsabilità societaria a Dubai: efficacia e tutela dell’indirizzo

Si presume che qualsiasi avviso ufficiale inviato all’indirizzo corrispondente al registered office della propria società a Dubai sia stato ricevuto con successo. Per questo motivo, l’indirizzo deve essere efficace nella ricezione e successiva consegna dei documenti alla società e ai suoi amministratori. È responsabilità dell’azienda assicurarsi di avere accesso ai documenti ricevuti a questo recapito.

L’indirizzo legale della società viene indicato nei registri pubblici, rendendone disponibile a chiunque, così, la visione. Questo aiuta, certamente, a sostenere la trasparenza aziendale, rendendo semplice scoprire dove abbia sede un’azienda; d’altra parte, fornisce un indirizzo a cui alcune persone ed entità potrebbero scegliere di inviare materiale di marketing non richiesto. In parte per questo motivo, molte aziende selezionano a questo scopo un indirizzo diverso dal loro solito indirizzo commerciale.

Registered office a Dubai: gestione ed operatività 

Il requisito principale della sede legale di una società a Dubai è che l’indirizzo sia prontamente efficiente alla ricezione della posta da consegnare e all’effettuazione di controlli bancari ed eventuali ispezioni. Se necessario, una figura di riferimento, dovrà essere disponibile a firmare per la documentazione ricevuta. Tale persona non deve obbligatoriamente essere un funzionario o dipendente della società interessata, ma deve ricevere i documenti ufficiali inviati alla sede legale, anche se, per esempio, vengono inoltrati da un servizio di consegna della posta di terze parti.

L’indirizzo legale è messo a disposizione della società, perché figuri:

• all’interno della corrispondenza, si tratti di lettere commerciali, servizio email, o di altra natura;
• all’interno di brochure informative o altro materiale;
• nel proprio sito web;
• su eventuali articoli di cancelleria promozionali.

La società interessata deve, inoltre, rendere disponibili, in questa sede, alcuni documenti da ispezionare, tra cui registri statutari e societari. Molto spesso capita, infatti, che un membro del pubblico, come per esempio un funzionario incaricato dalla banca, ne richieda la visione: atti come il registro dei membri e degli amministratori di suddetta società, pertanto, dovranno esservi disponibili. Mentre molte aziende scelgono di mantenere unicamente una copia cartacea fisica di questi documenti, è altrettanto valido, e consigliato, conservarne anche dei record elettronici.

Locazione di una sede legale a Dubai: è possibile cambiarla?

Previa comunicazione a tutti gli organi competenti e coinvolti e agli Istituti di Credito con cui  la società è solita intrattenere dei rapporti, è possibile cambiare la locazione della propria sede legale. L’indirizzo originale, con cui la società a Dubai è stata registrata, viene conservato nei registri di apertura della società, non presupponendo, però, che sia quello permanente o definitivo. I direttori o amministratori, infatti, possono decidere di cambiarlo in seguito alla costituzione della società, assecondando le necessità del business.

Amministrazione della sede legale a Dubai: a chi affidarsi?

Gran parte dei liberi professionisti a Dubai delega la gestione del proprio registered office ad un commercialista o una Free Zone, eleggendo il proprio indirizzo di rappresentanza  presso gli uffici di questi ultimi. Stipulando un regolare contratto, infatti, è possibile decidere di dichiarare la propria sede legale presso terzi. Specie se si trovano spesso all’estero, i direttori di una società a Dubai possono decidere di nominare una persona che gestisca la sede legale e l’amministrazione aziendale per loro conto.

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