CERTIFICATE OF INCUMBENCY A DUBAI

Il Certificate of Incumbency, altrimenti definito “certificato di incarico”, è un documento aziendale che elenca i nominativi degli attuali amministratori, funzionari e, occasionalmente, degli azionisti di riferimento/reali. A Dubai questo documento non è obbligatorio, per cui non viene rilasciato dalla maggior parte delle Free Zone. Viene, tuttavia, sempre più richiesto come garanzia dagli Istituti di Credito.

Certificate of Incumbency a Dubai: definizione e scopo

Il fine di un Certificate of Incumbency è quello di specificare per iscritto l’identità dell’organico amministrativo e quale posizione venga ricoperta da ciascun socio. Certifica, inoltre, l’identità di chi è autorizzato a firmare documentazioni ufficiali per conto della società, rendendole, così, legalmente ammissibili.

La funzione principale di questo documento è di confermare l’identità dei funzionari firmatari di una società e dimostrare che le specifiche persone siano autorizzate a stipulare transazioni legalmente vincolanti per conto della società interessata o di una società a responsabilità limitata (LLC). Alla luce di quanto esposto, nello scenario in cui un individuo non autorizzato firmasse o stipulasse un accordo con un’altra società, ciò lo renderebbe nullo: indipendentemente dagli accordi presi con suddetta entità, quindi, quanto presentato all’interno del contratto non è legalmente applicabile.

Certificato di incarico: quali informazioni contiene

Un Certificate of Incumbency è solitamente onnicomprensivo di tutte le informazioni riguardanti l’identità dei soci membri, quali:

• il presidente;
• l’amministratore delegato;
• il segretario;
• il tesoriere;
• gli azionisti;
• gli ufficiali;
• gli agenti registrati.

Più nello specifico, questo documento conferma le seguenti informazioni:

• i dettagli aziendali, quali nome, numero di registrazione, tipo di società e data di costituzione;
• l’indirizzo della sede legale della società;
• i dettagli sul capitale azionario emesso e sul valore per azione;
• i dettagli del o degli amministratori della società, quali nome completo, indirizzo e data di nomina;
• i dettagli degli azionisti o dei membri della società, quali nome completo, indirizzo e numero di azioni detenute;
• i dettagli della segreteria aziendale.

Spesso, il certificato include anche la firma del segretario e di ciascun funzionario, al fine di fornire un campione per la verifica, se necessaria.

La minuziosità che caratterizza questo documento, sostiene la protezione delle parti da eventuali firme contraffatte non autorizzate finalizzate alla conclusione di affari illegali per conto dell’azienda. Garantire l’inclusione di ogni socio membro è, quindi, di vitale importanza per le operazioni commerciali societarie, al fine di evitare eventuali interruzioni e/o blocchi legali che potrebbero impedire la stipulazione di accordi commerciali essenziali all’azienda.

Validità del Certificate of Incumbency a Dubai: stesura e rilascio 

Molto simile al documento redatto circa l’Ultimate Beneficial Owner di una società a Dubai e al Certificate of Good Standing, il Certificate of Incumbency afferma quali siano i reali proprietari di una società. L’UBO ha, tuttavia, valenza contrattuale mentre il Certificate of Incumbency è un documento fondamentale per una società a Dubai, inserito nella carta intestata e richiesto, nella stragrande maggioranza dei casi, dagli Istituti di Credito.

Non trattandosi di un incartamento obbligatorio, generalmente, non viene rilasciato di default dalla Free Zone di riferimento alla costituzione della società. Tuttavia, qualora se ne avesse il bisogno, è possibile richiederlo ad un’Authority di riferimento o ad un Ente Governativo, che forniranno, così, un ulteriore prova di autenticità della società interessata.

 

Quando è richiesto un Certificate of Incumbency a Dubai?

Come nel caso di altre certificazioni identificative, questo documento non viene automaticamente rilasciato dalla Free Zone presso la quale è registrata la società, ma, all’occorrenza, può essere richiesto.

Questo incartamento può essere richiesto all’apertura dei conti aziendali o alla stipulazione di un prestito. Poiché una società invia, spesso, un rappresentante agli appuntamenti nelle Istituzioni, i banchieri potrebbero richiedere il Certificate of Incumbency per assicurarsi che le informazioni fornite corrispondano e che il presunto amministratore abbia l’effettiva autorità per avanzare la richiesta. D’altra parte le entità, sono tenute ad intrattenere rapporti esclusivamente con rappresentanti autorizzati delle società, rischiando, altrimenti, di incorrere in seri problemi legali.

Similmente, viene richiesto da Istituti finanziari, avvocati o chiunque necessiti di confermare la posizione dichiarata di un amministratore o membro all’interno della società. Se un avvocato si trova a stilare un contratto che dettaglia le transazioni tra diverse società, il Certificate of Incumbency gli consente di appurare quale persona possa legalmente vincolare le società per questi contratti.

Un terzo possibile scenario, è quello di affari e transazioni con entità site in altri Paesi. Anche in questo caso il certificato viene prontamente autenticato ed allegato alle transazioni. In questo modo, le parti possono verificare le reciproche identità e che la procedura sia legalmente vincolante.

Certificate of Incumbency: modifiche e rinnovo a Dubai

Se il Certificato necessita di essere corretto o aggiornato, vi sono diversi processi che permettono di apportarvi le dovute modifiche. Il motivo più comune per cui un Certificato viene, solitamente, modificato, è a causa di variazioni e sostituzioni all’interno del personale amministrativo. Per quanto riguarda invece la durata e scadenza dell’incartamento, vige quanto riportato per il Certificate of Good Standing: al momento della visione, questo deve essere correttamente aggiornato e non deve risalire a più di 3 mesi prima.

Per i clienti che necessitano di questo documento, gli uffici della Daniele Pescara Consultancy, possono, se possibile, provvedere al suo rilascio.